Estar extremamente ocupado é a desculpa mais frequentemente usada para alguém se escusar a fazer qualquer coisa que se lhe peça ou que tenha em mente. Isso aplica-se na vida familiar, nas relações humanas e sobretudo na vida profissional.
Numa organização é frequente encontramos pessoas extremamente ocupadas em todos os lugares da hierarquia, desde o administrador ao porteiro, passando por todas as chefias intermédias.
Quem olha de fora para uma organização, de pessoas extremamente ocupadas, questiona-se: como é que tamanha ocupação e esforço pessoal dos indivíduos não produz resultados extraordinários? Pelo contrário, os resultados são quase sempre apenas medianos ou mesmo insatisfatórios!
Já pensou que estar extremamente ocupado pode ser uma forma de preguiça mental? Agir permanentemente e de forma indiscriminada pode ser apenas um processo de evitar reflectir, priorizar, planear, coordenar, delegar, controlar, enfim de usar a cabeça?
Como escapar a esta armadilha que nos engana a nós próprios e aos outros confundindo actividade com produtividade e fazendo-nos fugir daquilo que é mais importante e difícil? Como ganhar tempo e eficiência?
Como ser efectivamente mais produtivo sem chegar ao fim do dia exausto e com a sensação de que tudo o que se fez, se for espremido, pouco sumo dá?
Se procura responder às questões acima levantadas e melhorar o seu desempenho e dos seus colaboradores então deve procurar conhecer e aplicar as, mais importantes, Leis da Produtividade:
- A Lei de Pareto: A maior parte dos resultados provêm de esforços reduzidos, mas bem seleccionados (80% dos resultados advêm de 20% dos esforços).
- A Lei de Parkinson: O esforço para executar uma tarefa é tanto maior quanto maior for o tempo que lhe predestinar e tanto menor quanto menor for esse tempo (para o mesmo resultado o esforço expande ou contrai em função do tempo que lhe destinamos ou em bom e velho português: o que tem de ser tem muita força)
Quanto do nosso dia é desperdiçado em tarefas que pouco ou nada contribuem para os nossos resultados? A combater erros recorrentes: nossos ou alheios, em reuniões pouco proveitosas, em conversas inúteis, a atender pedidos inconsequentes, a dar atenção a pormenores irrelevantes, com emails fúteis, em queixas que nada resolvem? Sempre que tal acontece violamos a primeira lei da produtividade: A Lei de Pareto.
E nunca lhe aconteceu preparar afincadamente uma reunião ou apresentação durante dias e dias? No seu gabinete ninguém entra tal a espessa fumarada, os seus cabelos em desalinho, todos os outros assuntos ficam parados, leva o trabalho para casa, fecha-se no escritório assim que chega a cada dia, toda a semana mal come e mal dorme e na última noite às 3 da manhã a coisa está um mimo, um primor, tem uma apresentação luxuosa sobre tudo aquilo que o seu departamento fez durante todo o ano anterior. Chega à reunião, liga o computador e, desgraça das desgraças, o seu ficheiro está corrompido, inutilizável, morto. Perante isso você faz das tripas coração e em 30 minutos prepara 3 gráficos e 3 frases que resumem tudo o que é importante. O seu chefe dá-lhe os parabéns e você percebe que violou durante dias a fio a segunda lei da produtividade: A Lei de Parkinson.
Pois é, a sumula destas duas leis é que: “A maior parte daquilo que fazemos não tem relevância nenhuma e aquilo que tem relevância faz-se muito mais depressa do que pensamos”.
Aplique a si mesmo as duas leis da produtividade e divulgue-as na sua equipa. Crie o hábito de se desafiar diariamente a implementar estes conceitos e lutar contra a ideia enraizada de trabalhar por trabalhar.
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